13 Dicas para se organizar no trabalho

[Mandrake]

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Um dos grandes problemas que influenciam diretamente na produtividade no trabalho é a falta de organização, o acúmulo de papéis, o lixo, a quantidade de abas abertas no navegador de internet e de atividades por realizar. Todos esses fatores podem fazer com que você se perca nos seus objetivos e prazos a cumprir.



Arrume sua mesa

Comece estabelecendo uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar: computador, porta canetas, enfeites de mesa, papéis, livros.

De preferência, coloque todos os papéis em uma caixa descrevendo na tampa qual o conteúdo delas, depois disso junte todo o lixo acumulado e livre-se dele.


Organize-se

Abaixo você confere 13 dicas simples que podem fazer a diferença no seu dia de trabalho, diminuir o estresse e deixar o ambiente ainda melhor .


1- Comece cedo.

2- Limite o tempo de cada tarefa.

3- Faça uma lista pequena do que precisa fazer, priorizando as atividades do dia.

4- Esqueça as distrações enquanto não terminar uma tarefa.

5- Escreva e-mails mais curtos.

6- Limite a quantidade de conversas e reuniões.

7- Automatize o que puder. Agenda no computador integrada ao celular, por exemplo.

8- Elimine a papelada. Tudo o que puder ter online, é melhor.

9- Limpe a sua mesa deixando só o essencial.

10- Dê uma voltinha quando ficar estressado (e depois de finalizar uma tarefa).

11- A cada 15 ou 20 minutos, faça pausas para respirar.

12- Não perca o foco.

13- Tenha um bloco de notas sempre ao seu lado para anotar coisas que poderiam te dispersar, para você pensar depois.


Essas dicas simples podem te ajudar a realizar suas atividades com mais qualidade, ter um ambiente mais organizado e consequentemente mais produtivo.


Aproveite -as e bom trabalho!

[Petulante]

Mandrake, já ouviu falar na metodologia GTD? (get things done)?

[SR.]

Confrade Mandrake peço licença para postar o que o confrade Petulas comentou.
Getting Thins Done – ou simplesmente GTD – é um método de produtividade pessoal criado pelo autor americano David Allen.

O conceito-chave do método de David Allen é que a produtividade das pessoas é proporcional à capacidade de deixar o trabalho fluir. Com o tempo, porém, as pessoas voltaram-se tanto para discutir o próprio método que parece que acabaram esquecendo do principal: executar as ações!

Afinal, é para isso que serve uma técnica de produtividade. Este guia tem como objetivo voltar às raízes e extrair o essencial do que você precisa para implementar ou fazer deslanchar o seu GTD.

A essência do GTD é a seguinte:

Tire da cabeça as pendências que existem nos vários âmbitos de sua vida (pessoal, familiar, profissional etc.) e registre-as na caixa de entrada de um sistema confiável

Analise uma a uma cada uma dessas pendências. Se ela levar menos que dois minutos para ser resolvida, faça logo. Caso contrário, coloque em uma lista específica e defina em qual contexto você irá realizá-la.

Veja em qual contexto você se encontra no momento e realize a próxima tarefa que está nele. Uma vez terminada, passe para a seguinte. Sempre uma de cada vez.

Se surgirem novas pendências, jogue-as na caixa de entrada.
No final da semana, faça uma revisão na caixa de entrada e separe novamente as tarefas. Revise também cada lista.

Resumindo, o GTD baseia-se exclusivamente em um ciclo de Coletar, Processar, Organizar, Fazer e Rever. A ênfase deve estar no Fazer e não no Organizar (isso é importante, pois é quando muita gente erra).

As listas que David Allen define para o GTD são as seguintes:

Caixa de Entrada
Tudo o que vai chegando até você e que leva mais de dois minutos para ser feito deve ser colocado inicialmente na Caixa de Entrada. Daqui, as tarefas serão posteriormente distribuídas para as demais listas.
Projetos
Todas as pendências que possuem mais de uma ação são consideradas projetos. Por exemplo, “comprar tinta para impressora” é uma ação. Porém, “publicar um livro” é um projeto, composto de diversas ações.

Próximas Ações
Aqui ficam listadas todas as ações simples e ações de projetos que não tenham uma data específica marcada. É importante que as ações estejam marcadas com seus respectivos contextos.

Calendário
No calendário ou agenda ficam as ações que possuem data marcada e só podem ser realizadas naquele dia. Uma consulta ao dentista, por exemplo. Não se deve colocar data em ações que fazem parte da lista de Próximas Ações. Seguindo o exemplo, “comprar tinta para impressora” não tem uma data específica para acontecer, então não coloque uma data nela.

Algum dia/Talvez
Lista criada para reunir as tarefas sobre as quais você ainda não tem certeza se irá executar ou não.

Espera
Na lista de espera ficam as ações que você delegou para outras pessoas e que agora espera o resultado. Por exemplo, “Maria devolver meu livro de finanças”.

Referência
Por fim, a lista de referência serve para arquivar coisas que você precisa consultar futuramente, mas que não são necessariamente ações.

O diferencial da metodologia Getting Thins Done está na utilização de contextos em vez do uso de prioridades para as tarefas.

Os contextos são os locais ou situações em que você poderá realizar aquela tarefa. Digamos que você tenha uma pendência que seja “comprar remédio”. Essa pendência só pode ser resolvida na Farmácia. Quando você estiver na farmácia, poderá consultar as tarefas que tem o contexto "LUGAR-farmácia" e realizar todas as tarefas de lá.

Uma rotina sagrada para quem usa o GTD é a Revisão Semanal. David Allen sugere que ela seja feita no final da sexta-feira, para que deixemos tudo nos trilhos para aproveitar e relaxar no fim de semana e estar com tudo organizado na segunda-feira.

A Revisão Semanal baseia-se principalmente em processar uma a uma as tarefas que foram chegando durante a semana na caixa de entrada. Assim como se faz no início do uso da metodologia, cada ação deve ser colocada na lista e no contexto específico.

Depois de processar a caixa de entrada, você deve revisar as listas Projetos, Próximas Ações, Calendário, Espera e Algum dia/Talvez. Fazendo isso com consistência toda semana, a pessoa adquire o hábito de estar sempre com as tarefas em dia e a caixa de entrada vazia.


A ideia principal de Projetos é a de que você não pode realizá-los. Você não pode agir e “Publicar um livro”. Pode apenas escrever umas páginas. Depois outras. Depois outras. Depois revisar. Depois procurar um editor. Depois escolher a capa. Depois publicar.

Os projetos devem ser quebrados em pequenas ações, que são unidades sobre as quais você pode agir. Se você tiver dificuldade em quebrar o projeto em tarefas menores por não saber onde começar, pode tentar ir de trás para a frente. Qual a penúltima coisa que preciso fazer antes de “Lançar um blog”? E a penúltima? E assim vai.

Uma vez que o projeto esteja destrinchado, foque na próxima ação e somente nela. E faça-a! Depois siga em frente, passando para a próxima ação. Isso é tudo o que você tem que fazer.


Abaixo vamos listar algumas ferramentas que podem ajudar quem quer utilizar o GTD. O método é bastante flexível e permite inúmeras adaptações, porém gostaríamos de fazer um pedido: não se torne mais um cultuador do GTD.

O culto ao GTD tem atrapalhado mais do que ajudado. As pessoas ficam pensando e falando sobre o método, escolhendo as ferramentas ideais, instalando e testando softwares, criando fórmulas rebuscadas para automatizar o máximo que puderes. E esquecem do mais básico: agir!

Um sistema de produtividade só funciona se você realizar as próximas ações. Se ficar enxugando gelo, você não sairá do canto. Lembre-se de que o objetivo é a realização e não a obtenção de um sistema perfeito. Dito isso, escolha suas ferramentas, organize-se e parta para a ação!


http://www.youtube.com/watch?feature=pla...o7vUdKTlhk

http://mude.nu/gtd-completo-guia-metodol...ings-done/

Abraços confrades, espero ter ajudado.

[Smith]

Como se trabalho fosse só ficar em escritório mexendo em computador...

[Homem Sem Medo]

Estou aplicando essa metodologia GTD e é bastante eficiente. Eu já tinha uma lista de tarefas meia bagunçada mas tinha. Estou utilizando o Toodledo bastando apenas se cadastrar e usar. Eu criei tipo umas Folders como se fosse o contexto a ser realizada a tarefa, p/ maximizar o uso do tempo. Tipo uma Folder Casa com o que tem de fazer ex: limpar Caixa d'água, Instalar uma luminária. Uma folder Carro com o que vc tem de fazer no carro. Vc pode imprimir e andar com a lista sem precisar de computador, depois atualizar qdo tiver tempo. Acreditem, se vc confiar apenas na memória sempre vai faltar uma coisa importante que vc deixou p/ trás.

[Menegotto]

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Um dos grandes problemas que influenciam diretamente na produtividade no trabalho é a falta de organização, o acúmulo de papéis, o lixo, a quantidade de abas abertas no navegador de internet e de atividades por realizar. Todos esses fatores podem fazer com que você se perca nos seus objetivos e prazos a cumprir.



Arrume sua mesa

Comece estabelecendo uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar: computador, porta canetas, enfeites de mesa, papéis, livros.

De preferência, coloque todos os papéis em uma caixa descrevendo na tampa qual o conteúdo delas, depois disso junte todo o lixo acumulado e livre-se dele.


Organize-se

Abaixo você confere 13 dicas simples que podem fazer a diferença no seu dia de trabalho, diminuir o estresse e deixar o ambiente ainda melhor .


1- Comece cedo.

2- Limite o tempo de cada tarefa.

3- Faça uma lista pequena do que precisa fazer, priorizando as atividades do dia.

4- Esqueça as distrações enquanto não terminar uma tarefa.

5- Escreva e-mails mais curtos.

6- Limite a quantidade de conversas e reuniões.

7- Automatize o que puder. Agenda no computador integrada ao celular, por exemplo.

8- Elimine a papelada. Tudo o que puder ter online, é melhor.

9- Limpe a sua mesa deixando só o essencial.

10- Dê uma voltinha quando ficar estressado (e depois de finalizar uma tarefa).

11- A cada 15 ou 20 minutos, faça pausas para respirar.

12- Não perca o foco.

13- Tenha um bloco de notas sempre ao seu lado para anotar coisas que poderiam te dispersar, para você pensar depois.


Essas dicas simples podem te ajudar a realizar suas atividades com mais qualidade, ter um ambiente mais organizado e consequentemente mais produtivo.


Aproveite -as e bom trabalho!

excelente observação mandrake.

no meu cenario profissional utilizo muito das seguintes regras:

1 / 2 / 5 / 6 / 7 /8 / 10 e 11

as outras são utilizadas, mas nao da forma como sempre seria indicado.

obrigado pelas dicas