Como se organizar

[Gorlami]

   Recentemente (coisa de 2 meses atrás) resolvi adotar um sistema de organização pessoal que realmente funciona: agenda diária. Comigo esse negócio de celular não funciona. No longo prazo meu cérebro passa a ignorar aquele app no meio da tela e vou instintivamente pra outros lugares e acabo divagando. Apesar de jovem, acredito em sistemas que funcionam, papel e caneta: a boa e velha agenda. Depois de passar um tempo trabalhando com meu tio e observando uma colega da faculdade que é muito organizada, notei que ambos usam agendas. Desembolsei 10 reais e mudei minha rotina.

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A menos que você tenha uma dessas pra te ajudar, recomendo criar vergonha na cara.

   É muito fácil ver todo o material que fala sobre boas metas e objetivos pra você almejar, materiais que te ajudam a crescer, se desenvolver em diversas áreas da sua vida, mas seja sincero, não é tão fácil assim na prática. Eu sei o que devo fazer e onde quero chegar, você provavelmente também, mas tenho problemas no “como” chegar lá, e a menos que você faça parte da exceção, deve ter dificuldade também. Se esse é o caso, acompanhe o raciocínio comigo.

   Algumas coisas só se conseguem com mudanças de hábito: tomar água o suficiente, se alimentar de maneira saudável, entre outros. São dois exemplos de coisas que não dá pra anotar na sua agenda (não estou dizendo que você não pode, claro que pode, se quiser vá em frente), por outro lado, existem uma infinidade de outras situações que você acaba esquecendo ou deixando de lado por cansaço, preguiça, procrastinação ou seja lá qual desculpa for.

Primeiramente, você precisa fazer uma autoavaliação. Defina seus objetivos, metas, etc. Essa postagem não é pra tratar disso, faça como preferir. Outra coisa a se observar: quais os dias e horários em que você tem maior desempenho? Por incrível que pareça, o melhor dia pra mim é a segunda feira (já pela manhã). Geralmente adianto muita coisa na segunda para o resto da semana, como esse texto, por exemplo. Se eu colocar meu desempenho em um gráfico, ele teria dois picos (segunda e sexta) com um vale na quarta (o dia que meu rendimento cai no limite).

Senoide de rendimento do Gorlami.

   Sabendo disso, deixo a maior parte das tarefas, e as mais complicadas, pra esses dias. Eu sempre tive falta de organização nesse sentido, então agora anoto tudo na agenda. Provas, encontros, reuniões, ensaios, entregas de trabalho e me comprometo TODOS OS DIAS em olhar as tarefas da semana (pra não ser pego de surpresa) e não marcar compromissos e tarefas em dias cheios.

   Prosseguindo, dentro do seu dia você deve organizar as tarefas de maneira eficiente, não adianta jogar lá de qualquer forma. Existem vários estudos sobre isso, alguns fazem o sistema FiFo (First In, First Out) – Onde você faz primeiro as tarefas que entraram antes. Outros usam o LiFo (Last In, First Out) – Onde você faz primeiro as tarefas que entraram por último. Ambas são metodologias de gestão industrial, replicados no cotidiano. Eu faço diferente. Eu sei que minha “stamina” e empenho tendem a diminuir conforme executo tudo que tenho pra fazer, então começo pelas tarefas que são prioridade ou exigem urgência. 

O segundo critério que adoto seria meu interesse ou dificuldade do que tenho pra fazer: se é algo que não gosto ou que vai dar trabalho, faço por primeiro, já que as tarefas seguintes são mais tranquilas. Pensar dessa forma acaba até motivando. Nada pior que terminar um trabalho e pensar que vem algo pior pela frente.

Se você deixar tarefas chatas ou complicadas para o final do dia, você vai desistir e vai acabar não fazendo. Esses atrasos se acumulam e você vai terminar a semana fora de cronograma e desesperado. Nada fere mais o orgulho de um homem honrado que se sentir preguiçoso e inútil. Nos últimos meses esse sistema tem funcionado pra mim. 

Comente sua metodologia aí, críticas  também são sempre bem vindas.

[Scant]

1 - gosto de dividir didaticamente minha vida em áreas (por exemplo: corpo, mente, social etc)
2 - depois procuro em livros algum método que possa utilizar especificamente em cada área
3 - vou vivendo com esses métodos e vejo no que dá

[Plissken]

@Gorlami, eu também não me dou bem com esses aplicativos de produtividade, agendas eletrônicas, etc...

Além disso, às vezes eu fico muito tempo externo sem ter como recarregar o celular, e outras vezes estou em lugares que não tem sinal.
O velho e bom papel e lápis/caneta nunca decepciona nem "sai de moda".

Já tentei usar agenda, mas pra mim não é suficiente, pois geralmente são pequenas, não cabe tudo o que eu preciso anotar, então eu uso um caderno grande, desses de dez matérias, e faço tipo uma agenda, onde cada página é um dia.

Todo dia, antes de começar a trabalhar, eu organizo a página do dia, passando os afazeres do dia anterior que não foram feitos e acrescentando novos.

Eu trabalho em campo, não dá pra andar com um caderno o tempo todo, então eu carrego comigo uma caderneta, onde anoto as coisas e depois passo pro caderno quando vou ao escritório.

"Inventei" esse jeito sozinho, na tentativa e erro, mas depois eu li em algum lugar que esse sistema já era usado por uma monte de gente que trabalha em campo (exploradores, biólogos, geógrafos, militares, etc...): levar consigo uma caderneta pequena, para fácil transporte e acesso e depois "passar a limpo", para um livro/caderno maior, de forma mais organizada e caprichada.

Em campo, eu levo sempre a caderneta e uma caneta no bolso, mas no caderno eu escrevo/desenho a lápis, pra caso eu erre, poder apagar e refazer, pois pra mim não é só uma "to do list"que eu tenho que cumprir e riscar, é um registro detalhado das coisas que eu fiz e como eu fiz. Tem tudo registrado lá, é tipo uma "to do list" com bastante detalhes, que depois de feita se torna quase um "diário de bordo".

Quanto às tarefas em si, não posso me dar o luxo de escolher qual vou executar primeiro, o que tem mais urgência tem que ser feito primeiro, mas sempre que posso, executo o máximo de tarefas pequenas/rápida/fáceis, pra descongestionar um pouco e sobrar mais tempo para as tarefas mais trabalhosas.

Por fim, algumas considerações sobre o tema:

- Escrever alguma coisa faz você se concentrar naquilo sem divagar;
- Escrever desacelera a mente, pois a velocidade da escrita não acompanha. É bom pra  acalmar a mente;
- Digitar tem um efeito parecido, mas como é mais rápido que escrever, não é tão efetivo;
- Melhora a sua caligrafia;
- Invista em materiais de boa qualidade para escrever (eu gosto daquelas canetas Bic da ponta grossa e lápis 4B), será prazeroso escrever;
- Desenvolve o senso de organização - modéstia à parte, minhas anotações são obras de arte, tanto no trabalho quanto na faculdade.

[Nefahal]

"Se algo demora menos de 10 minutos para fazer, faça agora." Minha satisfação é chegar no sábado, olhar para trás e ver que resolvi tudo que precisava na semana.

Meu problema em anotar coisas no papel é que eu perdia fácil. Agora uso o aplicativo wunderlist também, já que passo grande parte do meu tempo na frente do computador, estou há mais de 1 ano nele. Do simples ao complexo eu anoto e executo, desde coisas que devo comprar até aspectos que preciso melhorar como pessoa.

Aqui minha lista:

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[Gorlami]

- Escrever alguma coisa faz você se concentrar naquilo sem divagar;
- Escrever desacelera a mente, pois a velocidade da escrita não acompanha. É bom pra  acalmar a mente;
- Digitar tem um efeito parecido, mas como é mais rápido que escrever, não é tão efetivo;
- Melhora a sua caligrafia;
- Invista em materiais de boa qualidade para escrever (eu gosto daquelas canetas Bic da ponta grossa e lápis 4B), será prazeroso escrever;
- Desenvolve o senso de organização - modéstia à parte, minhas anotações são obras de arte, tanto no trabalho quanto na faculdade.

Importante salientar esses pontos aqui. Eu uso uma agenda pequena (que seria sua caderneta/bloco/etc) porque cabe em qualquer lugar e é pratica. Não coloco muitos detalhes nela, então me serve bem como memorando. Pra quem precisa de mais detalhes escritos é melhor adotar seu sistema.

Então @Enginner , uma agenda não teria esse problema de perder como post it ou papel solto mesmo. Pra quem consegue seguir agendas e organizadores virtuais, melhor ainda, apesar de perder os benefícios da escrita (que ajuda a fixar informações na mente).

Outra coisa que não gosto e não me agrada são os tais "planners" e outras viadagena complexas. A burocracia pra preencher aquilo me faz desistir antes de comecar.

Também testei um quadro com calendário na parede do meu quarto. Funcionou por 2 semanas e depois comecei a me perder. Como não carregava comigo esquecia de anotar coisas lá e também tive o mesmo problema que os app, comecei a ignorar o calendário. Como ele esta sempre ali, começa a passar despercebido na visão.

[Plissken]

Também testei um quadro com calendário na parede do meu quarto. Funcionou por 2 semanas e depois comecei a me perder. Como não carregava comigo esquecia de anotar coisas lá e também tive o mesmo problema que os app, comecei a ignorar o calendário. Como ele esta sempre ali, começa a passar despercebido na visão.

Em um dos meus antigos trabalhos, já tive um quadro negro atrás da minha mesa, onde eu anotava os afazeres do dia, avisos, etc...
Para a equipe era ótimo, pois eles viam logo que entravam na sala, sabiam exatamente quem deveria fazer o quê, quando e de que forma, e ainda tinham uma boa noção do andamento dos afazeres, sabiam quando teriam que acelerar mais, quando tava de boa...
Mas para mim mesmo não servia, além de ficar nas minhas costas quando eu tava na sala, não dava pra pôr muitos detalhes no quadro, então eu fazia uma "miniatura" do quadro em papel A3 e deixava em cima da mesa, com maiores detalhes (mas isso também não funcionou, porque eu não fazia um papel por dia, aí misturava tudo, quando eu passava a limpo, num papel novo, o registro do que tinha sido feito se perdia...)

[Wild]

Tenho que tentar algo assim. É muito difícil pra mim incorporar hábitos, bons hábitos principalmente.

Com um pouco de organização deve dar pra fazer de tudo.